O Governo de Goiás, por meio da Secretaria de Educação do Estado, está realizando o processo de digitalização de 132 mil dossiês de servidores ativos e inativos, marcando assim uma nova fase na gestão de documentos funcionais na rede pública estadual de ensino. O investimento feito foi de R$ 9,5 milhões.

O novo sistema apresenta diversas vantagens em relação ao formato anterior e se destaca por garantir mais organização e segurança no acesso aos documentos, maior facilidade e agilidade no manuseio das informações e representa também uma grande economia de papel.

“É também uma questão de cuidar e zelar da vida de nossos servidores”, destaca Taís Manvailler, gerente de Direitos e Vantagens da Seduc Goiás. Segundo ela, o acúmulo de documentos em papel, em um mesmo espaço e por longos períodos de tempo, representa uma série de riscos à saúde, já que torna o ambiente insalubre e propício à propagação de uma série de doenças, principalmente respiratórias e dermatológicas.

Para Taís, a migração dos documentos impressos para as cópias virtuais significa um salto muito importante na gestão pública não só na questão da segurança, quanto também na praticidade. “Essa medida é mais uma ação inovadora do Governo de Goiás que, a longo prazo, trará importantes benefícios à Secretaria de Educação”, diz ela.

Entre os principais avanços, a gerente cita a economicidade, processo que começou a se fortalecer com a implantação do SEI (Sistema Eletrônico de Informações) e agora ganha reforço com a digitalização de todos os dossiês.

Serviço mais qualificado

Na opinião de Bruno Marques Correia, superintendente de Tecnologia da Seduc Goiás, a digitalização é um processo necessário em tempos atuais. Para ele, a medida trará uma série de benefícios permanentes, como a celeridade e a rapidez na localização dos documentos e processos, o aumento de produtividade dos servidores em suas atividades, a segurança e transparência na guarda e consulta dos dados e a otimização do tempo.

Aspectos que, segundo ele, garantirá um serviço mais qualificado ao usuário dessas informações. “Podemos dizer que o projeto agrega segurança, otimização de tempo e produtividade”, conclui.

Higienização

O processo de transformar milhares de páginas de papel em documentos virtuais está sob a coordenação da Superintendência de Cadastro Ativo (Suca), vinculada à Gerência de Direitos e Vantagens.

O dossiê hoje ocupa 430 prateleiras de metal, espalhadas por 12 salas de aula no antigo prédio do Colégio de Aplicação do IEG (Instituto de Educação de Goiás), no Setor Leste Vila Nova. O acervo começou a ser digitalizado na última semana do mês de julho e a expectativa é de que o processo seja concluído em até 24 meses.

A equipe responsável pelo trabalho é formada por 18 pessoas, conforme conta o analista de Desenvolvimento de Sistemas, Carlos Alexandre Alencar de Assis, responsável pela tarefa da digitalização.

De acordo com ele, cada dossiê possui em torno de 250 páginas e diariamente é possível digitalizar entre 80 e 90 dossiês. Carlos Alexandre explica ainda que o processo é um pouco mais demorado por ser necessário que cada documento passe, antes, por um criterioso trabalho de higienização.

Segurança e certificação

Responsável há 26 anos por cuidar do Dossiê da Seduc Goiás, Cleyser Alves salienta que a digitalização das informações relativas à vida funcional dos 132 mil servidores da Secretaria de Educação foi uma solução inteligente e inovadora do Governo de Goiás.

“O sistema permite que todas as informações sejam guardadas de forma prática e segura e ainda permite a consulta e o compartilhamento de maneira simples e ágil”, comenta Cleyser. Outra vantagem que ele aponta é que o acesso também pode ser feito de forma remota, o que é um diferencial em tempos de home office.

 “O GED [Gerenciamento Eletrônico de Documentos], sistema utilizado pela Seduc Goiás, é muito seguro no armazenamento dos dados, conta com certificação internacional e assinatura digital”, esclarece Carlos Alexandre.