Os sistemas automatizados são projetados para realizar tarefas sem intervenção humana direta, incluindo a automatização de processamento e análise de dados. Isso é algo relevante em um departamento onde a quantidade de dados gerados continuamente é considerada de grande porte, principalmente quanto às análises financeiras. É o caso da Subsecretaria de Administração da Secretaria de Estado de Educação de Minas Gerais (SEE/MG) que vem cruzando informações com Dashboards e relatórios dinâmicos utilizando ferramentas de Bussiness Intelligence. O objetivo é otimizar tempo, diminuir erros e ter uma visão geral em tempo real de todos os dados gerados na subsecretaria para rápidas tomadas de decisões.

“O que acontece é que os nossos diversos sistemas não conversam entre si e com essas ferramentas tecnológicas a gente consegue conciliar as informações em um painel dinâmico. É algo novo que visa acompanhar os processos em tempo real e é possível ter um panorama dos pagamentos do Projeto Mãos Dadas, por exemplo, de  absorção de demanda, do transporte escolar, convênios com as universidades, entre outros. Esses programas conseguem nos dar um diagnóstico preciso dos dados para as tomadas de decisões”, explica o subsecretário de Administração da SEE/MG, Silas Fagundes. 

A utilização dessas plataformas Bussiness Intelligence criam modelos de relatórios das mais diversas classificações e melhora a precisão das previsões e análises dos gestores. Um exemplo do avanço alcançado pela Subsecretaria de Administração ocorre no Programa do Transporte Escolar. Atualmente, R$780 milhões de reais são repassados a 841 municípios. O pagamento, que é realizado em 10 parcelas mensais, era necessário uma semana de trabalho de quatro pessoas  para efetivar aproximadamente 2 mil registros de empenho, liquidação e pagamento no Sistema Integrado de Administração Financeira (SIAFI). Agora com o robô de execução financeira com ferramentas de automação, o mesmo trabalho é realizado por apenas um único computador em algumas horas de um dia, bastando um clique.

Também está sendo utilizado um ferramenta de Business Intelligence para elaboração da Avaliação de Infraestrutura Escolar 2023 que será apresentada no final de setembro. Vale pontuar que este processo robotizado não só aumenta a velocidade do processamento das informações como mitiga possíveis erros nas planilhas. Outro ganho é a possibilidade de alocação da mão de obra responsável por esses registros em outras tarefas que não apresentam possibilidade de automação robótica.

Tecnologia trabalhando para o serviço público

Os professores do ensino médio da rede estadual de ensino estão recebendo Chromebooks para usar como ferramenta pedagógica em sala de aula. Para a entrega desses equipamentos, é necessário que haja uma transferência desses patrimônios do órgão central para as escolas dentro do Sistema Integrado de Administração de Materiais e Serviços (SIAD). 

Dos 65 mil equipamentos que serão entregues, 50 mil já foram transferidos. Um trabalho que demandaria quatro pessoas durante um mês inteiro, foi realizado em uma semana com a utilização de um robô desenvolvido para essa finalidade. Outros 1 milhão de patrimônios, entre eles mobiliários e a renovação do parque tecnológico, serão regularizados com essa ferramenta.

Outros projetos também já estão em utilização como descentralização de recursos financeiros, Sistema Empresa de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social (SEFIP), atualização de relatórios, e-mails sob demanda, entre outros. Neste momento, a SEE/MG vem trabalhando para que essas ferramentas sejam utilizadas, também, para a execução financeira dos Termos de Compromisso com as Caixas Escolares. São gerados anualmente uma média de 90 mil Termos de Compromisso e Aditivos. Esse volume de documentos provoca a necessidade de aproximadamente 250 mil registros no SIAFI entre empenhos, liquidações e ordens de pagamento que hoje são realizados manualmente nas 47 Superintendências Regionais de Ensino (SREs).