A Secretaria de Estado de Educação de Minas Gerais (SEE/MG) passou por uma significativa modernização no processo de execução dos termos de compromisso para o repasse de recursos às escolas da rede estadual de ensino. Implementada em fevereiro deste ano pela Subsecretaria de Administração da pasta, a otimização e automação do fluxo buscam agilizar o processamento dos registros necessários para o repasse de recursos para as unidades de ensino.

Todos os recursos financeiros transferidos para os Caixas Escolares ocorrem por meio de termos de compromisso, destinados a diversas áreas, como alimentação escolar, manutenção e custeio, mobiliário, obras, projetos pedagógicos, entre outros. Com a mudança, busca-se maior agilidade nas tomadas de decisão e redução no tempo de processamento dos registros necessários para o repasse de recursos para as escolas.

Anteriormente, para cada modalidade de ensino, fonte de recurso e ação prevista, era exigida a criação de uma Unidade de Programação de Gasto (UPG) para a execução financeira, resultando em um volume excessivo de registros no sistema financeiro pelos servidores das Superintendências Regionais de Ensino (SREs). Agora, com a revisão e simplificação do fluxo, as UPGs foram agrupadas para o mínimo possível, tornando o processo mais eficiente.

“É importante dizer que essa automação não está tirando o lugar de ninguém, não está tirando o serviço de ninguém, apenas estamos racionalizando o serviço público que já depende disso há muito tempo”, informa o subsecretário de Administração da SEE/MG, José Roberto Avelar.

Benefícios 

Dentre os benefícios da mudança, destacam-se também: uma economia estimada de até 50 mil horas de trabalho dos servidores anualmente ao fim das atualizações, maior eficiência, redução de equívocos e otimização de recursos. A automação realiza entre três e quatro registros no sistema por minuto, enquanto um operador leva em média 2 minutos. Além disso, a introdução da automação robótica de processos (RPA) possibilitou que o primeiro empenho fosse registrado por robôs, aliviando os servidores de tarefas recorrentes.

Os sistemas e plataformas utilizados incluem Power Automate, Power BI, Microsoft Excel e Sistema Integrado de Administração Financeira (SIAFI). Os treinamentos para os servidores envolvidos estão programados para começar em maio de 2024, como forma de difundir a ferramenta e maximizar seus benefícios.